Un Workspace es un contexto de trabajo compartido, no solo una carpeta. Reúne participantes, documentos, agentes y aplicaciones alrededor de una actividad o relación, para colaborar sin dar acceso indiscriminado a los sistemas internos.
Puede organizarse por cliente, proveedor, departamento, expediente, centro o proyecto. La estructura debe seguir cómo trabaja el equipo y cómo necesita compartir información, en lugar de replicar sin más cada carpeta existente.
Un espacio puede incorporar personas internas y terceros autorizados, asociar conocimiento y poner a su disposición agentes o aplicaciones pertinentes. La colaboración puede reunir empresa y cliente, empresa y proveedor, o las tres partes en un proceso común.
La pertenencia a un Workspace no implica autorización para cualquier API o recurso. Al configurar un caso hay que comprobar acceso a carpetas, aplicaciones, conversaciones y operaciones. Tampoco debe suponerse que todos los recursos heredan permisos de la misma forma.
Una consultora organiza un espacio por proyecto y comparte documentos, un agente de consulta y una aplicación de seguimiento con el cliente. Un proveedor puede participar solo en los recursos necesarios, si los controles de esos recursos están configurados para ese alcance.
